文:何晶
一、PDCA的四个阶段及与公路管理的实际的结合
1.1 PDCA的起源
PDCA最早是由美国质量统计控制之父休哈特提出的,由美国质量管理专家戴明总结改进成为PDCA模式,所以又称为“戴明环”。 自引进TQC管理方法以来,PDCA在我国得到广泛应用。
1.2 PDCA四阶段:
P策划---D实施----C检查---A处置
图1 PDCA循环图
以上四个过程不是运行一次就结束,而是周而复始的进行,一个循环完了,解决一些问题,未解决的问题进入下一个循环,呈现阶梯式上升的。
1.3 PDCA与公路管理的结合
公路管理是程式化、循环性很强的工作。在固定的基础设施、固定的管理人员、固定的模式下长期运行。如果没有变革创新的精神,管理水平没有提高创新,服务水平没有改善,就不能满足公路管理中管理相对人对服务的需求。
PDCA循环看似简单,但其科学性决定了她具有极强的生命力。
我们在审核公路管理部门贯彻标准的过程中,推荐其在公路日常管理中积极应用PDCA循环,事事想到PDCA,从而对改善公路管理及服务水平起到积极推动作用。
目前,PDCA循环的知识、原理、方法已经在某市公路管理处深入人心,得到广泛应用。
二、根据PDCA原理梳理公路管理工作思路
2.1 P(策划):
年初制定单位年度工作计划、工作目标。各单位部门对照进行分解,切实落实到实际工作中,对存在的问题,又在计划中体现,不断循环和提升。
2.2 D(实施):
2.2.1明确各级人员的岗位职责
组织各级管理人员,对各科室岗位的职责进行全面梳理。明确路政、养护、工程建设、安全管理、综合管理等工作岗位职责和权限,并进行有效的沟通,做到职责明确,公开明示。对缺少明确职责的岗位,不完善的内容及时修改和补充。
2.2.2资源保证(能力、意识,执法人员上岗资格、设施的配备等)
开展各项培训工作,确保全体工作人员的服务能力、意识的提高。如与当地驻军部队对路政执法人员进行军事化训练,提升在公路管理中的应变能力。
执法人员政策、法规继续教育。尤其是新法规,必须及时组织学习。
执法车辆、路政制服、应急装备等完好率检查。资源不足的,及时修理和补充配备。
各公路站开展与公路管理有关的的宣传工作。去企业、街道进行宣传;联系广播、电视、报纸等媒体进行宣传,创造一个良好的公路管理的社会氛围。
2.2.3认真执行路政、工程建设、养护、安全、综合管理工作规范
从行政许可、标志标线、赔补偿、公路养护、工程项目建设管理、安全工作的监督检查到党建、纪检、信访、宣传等工作,全面按照工作规范有效开展,按照管理手册的要求去做。规范化的工作程序,避免了公路管理工作什么事情都靠领导发话,领导不发话,就不知如何做的拖拉作风和官僚习气。
2.2.4内外部信息交流和沟通
及时接受并在公路处内部宣讲上级对工作的布置、指导意见,内部各项工作必须满足上级的统一部署的要求。
设立专门邮箱,收集服务对象、社会各界、内部职工对公路处管理工作的意见和建议。并认真分析,制订改进措施,报领导审核后实施。
2.3 C(检查)、检查
日常工作质量检查,如:每季度道路养护、路政工作的检查;各公路站每月工作计划的落实检查等。
对各公路站每季度工作目标完成情况的考核。
质量管理办公室每季度开展的内部审核、每年的管理评审。
每月、每季的安全工作检查。
2.4 A 处置
针对上述检查发现的问题,开具《检查通报》、《不合格项报告》、《隐患整改通知单》等。各相关部门制定相应的纠正措施,督促落实。
专人跟踪、专业负责实施,定期复查落实情况及效果,填写复查意见。
对有社会影响大,各方面反响较大、上级关注的的重点问题,需制订详细的改进措施,重点关注。
三、用PDCA八步骤指导公路日常管理工作
3.1分析现状,找出问题
通过日常检查、会议研讨等,深入分析存在问题的症结所在。
路政、养护、安全的季度大检查、每周的办公例会等,会前将各渠道发现的问题,简要的初步分析先发给参会人员。要求参会人员预先思考,开会时针对相关问题,各与会人员都有比较成熟的思想,容易通过会议的汇总分析找准对策。
3.2分析各种影响因素
采用会议方式或指定责任人,分析造成相关问题的原因。分析时,可以运用树形图、排列图、饼分图等直观的图表进行表达。
3.3找出主要影响因素
从人、机、料、法、环五大因素的各个方面去寻找原因。
如:路政养护检查中发现部分路面养护不好,路面不洁。针对这种情况,召集相关人员分析原因:从养护人员、路政工作人员责任心、文化技术水平;设备配备及完好率及设备易损件质量及更换;道路养护频率及方法;设备的适用性及养护方法的适用性;操作人员休息环境及整体工作氛围等方面去分析。发现,道路养护质量不到位,关键是操作人员的责任心不到位。沥青摊铺前,基层清理不干净,界面剂涂刷不均匀、沥青压实的密实度不够等。
3.4针对主要原因,制定措施计划
针对每条主要原因从5W1H着手,理清对策思路。为什么制定该措施(Why)?达到什么目标(What)?在何处执行(Where)?由谁负责完成(Who)?什么时间完成(When)?如何完成(How)?
措施计划表中必须包含以上要素。还需明确复查时间,拟参加复查的人员。
3.5执行、实施计划
根据措施计划表,开展整改工作。
重点、复杂的问题需制定详细的《实施方案》。实施方案中应包含,人员计划、设备计划、材料计划、详细技术作业方案;安全及环境保护计划。根据《实施方案》有序开展整改工作。
3.6检查计划执行结果 现场检查、群众评议、会议评价
《实施方案》执行期间,要有专人去现场跟踪实施效果,收集各方面的评价信息。在成熟时召开会议对执行的结果进行客观公正的评价。
3.7总结成功经验,增订或修改相关规范、制度
对在总结中发现的好的做法,尤其是有创新性、可以规范化操作的做法,进行提炼,补充进入单位内部的相关工作、作业规范、制度中去。使得在实际工作得到提升的同时,理论方法也同时得到提升。
3.8把未解决或新出现的问题转入下一个PDCA循环
有些问题因为条件限制或者执行不力,没有得到很好的解决,在实践中,也会发现新的问题。促使我们需要继续关注,紧盯不放。列入下阶段PDCA循环中解决。
四、总结
要求相关单位执行ISO标准,规范化,程序化工作或作业,达到标准要求。是认证审核人员对服务单位的基本要求。
如何贯彻标准,不断提高,需要制度、规范、计划去配套。落实是关键,否则都是空架子。贯标及认证审核工作最基本的目的,就是为了提高生产和服务水平,能够让服务对象满意。
在公路管理的日常工作中采用PDCA循环,把繁杂的工作简单化,程式化,进而制度化,避免了官僚主义,教条主义。是推动公路主管部门向服务型政府转变的好方法。
实践已经证明,PDCA是一个简单有效的管理工具。通过熟练运用,管理者在工作中能够不断提高工作效率和工作质量,更加有效地驾御工作。
(注:本文入选2013年中国认证认可年会会刊,作者:何晶)